Aujourd’hui, on entend beaucoup parlé de dématérialisation, notamment au sujet des fiches de paye. Mais les bulletins de salaire ne sont pas les seuls documents qui peuvent être dématérialisés. Les factures et devis peuvent être stockés sur le cloud, la comptabilité en ligne peut remplacer les cabinets physiques… En quoi la dématérialisation des processus présente-t-elle des avantages pour les professionnels ? Explications.
La dématérialisation des processus : définition
Il s’agit là d’éliminer toute utilisation d’éléments que l’on stocke et qui s’accumulent dans une entreprise. Et tous les domaines sont concernés depuis la communication interne jusqu’aux documents juridiques en passant par la comptabilité. Tous les documents papier sont dématérialisés afin d’enlever à l’entreprise ce poids de gestion et de stockage.
Les avantages liés à la dématérialisation
Tout d’abord, tous les professionnels ayant eu recours à la dématérialisation des processus le disent : cela permet de gagner du temps. La gestion de tous les documents se fait par ordinateur, ce qui permet de jongler rapidement dans une base de données complètes. Partout et à tout moment, le patron, les salariés, les collaborateurs peuvent avoir accès aux documents, selon des accès plus ou moins ouverts.
Ensuite, la diffusion est simplifiée. Quoi de plus lourd que de partir à la recherche d’un document dans une archive puis de la photocopier avant de l’envoyer par courrier postal puis de remettre ledit document dans son dossier… Le scanner a fait gagner du temps. Mais la dématérialisation a décuplé ce gain de temps en réduisant toutes les contraintes.
La dématérialisation ouvre également bon nombre de possibilités pour les professionnels. Les PME ou autoentrepreneurs pourront opter pour un logiciel de gestion ou se tourner vers un expert comptable en ligne. Ces logiciels et prestations permettent d’optimiser la gestion d’une activité professionnelle pour mieux se concentrer sur le cœur de métier et bien sûr sur la croissance de l’entreprise.