La dématérialisation s’est imposée comme une pratique courante, presque indispensable désormais, que l’on soit une PME ou un particulier soucieux d’archiver ses justificatifs. Face à la multiplication des documents à conserver — des bulletins de paie aux contrats — savoir s’appuyer sur une solution fiable est un atout. MyArkevia se positionne dans le paysage comme un coffre-fort numérique alliant, à la fois, sécurité, simplicité d’accès et conformité réglementaire. Ce dossier synthétise les usages, avantages, garanties et les meilleures méthodes pour adopter et migrer vers MyArkevia, sans perdre de vue les spécificités face à d’autres références du secteur.
Pourquoi la dématérialisation est-elle incontournable ?
Auparavant, la gestion administrative rimait avec classeurs débordants, armoires verrouillées et un risque régulier de ne plus remettre la main sur un document pourtant essentiel… Qui n’a jamais fouillé désespérément ses dossiers à la recherche d’un bulletin de paie manquant pour une démarche administrative urgente ? Ce scénario appartient désormais au passé grâce à l’évolution numérique. La dématérialisation évite, concrètement, la perte de données, l’encombrement et les recherches fastidieuses. Les entreprises et utilisateurs privés y trouvent un socle de fiabilité : chaque fichier est enregistré, archivé, facile à retrouver, quelle que soit la situation. Progressivement, ce mode de gestion est devenu le standard : les PME, notamment, y voient une réponse à plusieurs contraintes, de la réduction des coûts liés au papier à l’amélioration de la réactivité face aux demandes administratives. Un point rarement mentionné mais pourtant déterminant : le respect de l’environnement, en limitant l’impression et le stockage physique.
Présentation de MyArkevia et ses apports
MyArkevia apporte une solution de coffre-fort numérique conçue pour répondre aux besoins croissants des professionnels et des particuliers. Accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, l’outil permet d’archiver, de centraliser et d’organiser chaque document (contrats, pièces justificatives, fiches de paie, factures, etc.) dans un environnement rigoureusement protégé. Deux axes principaux influent sur l’expérience : d’un côté, la gestion intuitive, pensée pour les utilisateurs sans bagage technique particulier ; de l’autre, des garanties sur la validité et la conservation juridique des fichiers. Confiance et accessibilité sont donc au cœur du concept.
Fonctionnalités principales
- Stockage sécurisé : Les technologies employées veillent à protéger chaque élément contre tout risque de perte ou d’accès indésirable.
- Valeur légale : L’intégrité des documents est conservée dans le temps, condition indispensable lors de contrôles ou litiges.
- Simplicité d’accès : L’usage est facilité par une interface ergonomique permettant de naviguer et de classer les fichiers sans difficulté.
- Traçabilité : Chaque action (chargement, consultation, partage) est datée et répertoriée, favorisant un suivi continu.
Quels utilisateurs pour ce coffre-fort numérique ?
MyArkevia s’adresse, en priorité, aux employeurs désireux de digitaliser la gestion RH et la conservation des documents sociaux. Pourtant, les particuliers trouvent également leur compte en confiant archivage et organisation à cette solution. Les professions libérales, par exemple, apprécient de pouvoir accéder rapidement à des factures ou des contrats, tout comme les étudiants pour certifier la validité de leur parcours administratif. En somme, l’outil s’adapte à une grande variété de profils : PME, travailleurs indépendants, parents souhaitant conserver justificatifs et attestations, la portée est vraiment large.
Les avantages du coffre-fort numérique
Adopter ce type de solution permet de passer à une gestion documentaires plus actuelle et organisée. Fini les armoires fermées à double tour ou les enveloppes parfois égarées au fond d’un tiroir… Les documents, archivés électroniquement, restent accessibles de partout (bureau, domicile, déplacement) tout en étant protégés. Un autre bénéfice, souvent sous-estimé lors du choix initial : la réduction du temps passé à classer et à retrouver ses justificatifs (factures, bulletins de paie, etc.). Les répertoires thématiques, la classification par date ou projet, permettent d’éviter l’accumulation désordonnée. Autre atout, la possibilité d’expurger sans risque tous les doubles papiers ou les documents datés, ce qui allège considérablement les espaces de stockage physiques.
À ce propos, un témoignage recueilli auprès d’une utilisatrice, Delphine, responsable paie dans une PME industrielle explique : « Auparavant, l’équipe passait un temps précieux à scanner, trier puis archiver chaque bulletin mensuel. Depuis l’adoption de MyArkevia, tout est automatisé, et nos salariés accèdent instantanément à l’historique de leurs documents. Nous avons même réduit les litiges grâce à la traçabilité intégrée. »
Sécurité et RGPD
S’appuyer sur un coffre-fort numérique n’a de sens que si la protection des données est véritablement assurée. Sur ce plan, MyArkevia apporte des précisions : toutes les connexions sont cryptées grâce à des protocoles actualisés régulièrement, chaque compte est isolé, et l’accès se fait généralement via une double authentification. Cela minimise nettement les risques d’intrusion. L’outil est respectueux du règlement général sur la protection des données (RGPD), ce qui implique une gestion responsable et transparente des informations personnelles stockées. En cas de fuite ou de tentative d’accès frauduleux, une alerte immédiate est déclenchée et l’historique des connexions permet de retracer l’événement.
La conservation probante, souvent requise à des fins de conformité ou lors de contrôles fiscaux et sociaux, fait partie intégrante du service. C’est notamment un critère distinctif face à des solutions moins formelles ou non spécifiques à la gestion de documents sensibles.
Quels fichiers peut-on conserver ?
MyArkevia autorise l’archivage d’une vaste gamme de documents. Quelques cas fréquents :
- Bulletins de paie, fiches de salaire, soldes de tout compte.
- Contrats signés, avenants, lettres d’engagement.
- Factures fournisseurs, reçus de paiement, notes de frais.
- Relevés bancaires, attestations de réussite ou de domicile.
- Courriers recommandés numérisés pour preuve de date ou d’envoi.
- Tout document nécessitant une conservation longue durée à titre de preuve.
Conditions et durée de la conservation
Les impératifs légaux fixent des durées minimales variables selon la nature des documents. Prenons quelques exemples : les bulletins de paie, côté employeur, doivent être gardés cinq ans minimum ; pour les contrats, la durée peut atteindre dix ans en certains cas. Avec MyArkevia, respect de ces obligations et disponibilité continue sont garantis. Notons que le service notifie systématiquement les utilisateurs en cas d’arrivée à échéance, évitant ainsi oublis et sanctions potentielles. Ces alertes, simples mais efficaces, renforcent le contrôle que chaque utilisateur garde sur son patrimoine documentaire. Le tableau suivant synthétise quelques durées courantes :
| Type de document | Durée de conservation recommandée | Destinataire principal |
|---|---|---|
| Bulltin de paie | 5 ans | Employeur et salarié |
| Contrat de travail | Durée du contrat + 5 ans | Employeur/salarié |
| Facture | 10 ans | Entreprise, commerçant |
| Relevé bancaire | 5 ans | Tous utilisateurs |
Comparatif avec d’autres solutions
Le marché propose plusieurs alternatives au coffre-fort numérique de MyArkevia. Pour mieux cerner les atouts spécifiques de chaque option, il paraît pertinent de comparer quelques solutions amplement utilisées :
| Solution | Points forts | Fonctionnalités spécifiques | Limites repérées |
|---|---|---|---|
| MyArkevia | Sécurité, intégrité des documents, interface intuitive | Archivage probant, traçabilité renforcée | Formats de fichiers parfois limités |
| Digiposte | Utilisation simple, navigation claire | Connecteurs bancaires utiles pour l’automatisation | Moins de garanties, fonctions avancées réservées à certains plans |
| Leebox | Archivage massif, intégration avec certains logiciels de paie | Personnalisation des interfaces | Accès mobile plus restreint, ergonomie perfectible |
En fin de compte, le choix dépend de critères précis : quantité de documents à conserver, budget, exigences de conformité, simplicité de migration ou encore interactions avec d’autres applications professionnelles. Il arrive, par exemple, que la compatibilité avec certains outils RH fasse pencher la balance vers une solution ou une autre.
Comment évaluer le service adapté à ses pratiques ?
L’analyse des besoins doit primer. Si le volume d’échanges est important et que chaque justificatif engage la responsabilité de l’entreprise, un focus sur la traçabilité et l’intégrité s’impose naturellement. Pour les structures moins exposées, l’accent sera surtout mis sur l’accessibilité ou encore sur la capacité à ajouter différents formats de fichiers (PDF, images, pièces jointes multiples, etc.). Les PME, contacts récurrents avec l’administration, préfèreront, généralement, un outil capable de générer des rapports ou de fournir des alertes sur la péremption de documents sensibles. Il s’agit, au fond, d’allier simplicité et sérénité dans le suivi quotidien.
Migrer vers MyArkevia : un processus simple à orchestrer
Réussir son passage vers une solution numérique relève d’une organisation en plusieurs étapes progressives. Une bonne planification et une implication progressive sont souvent garants de la réussite. Quelques conseils pratiques issus de retours du terrain :
- Recenser l’ensemble des documents destinés à la migration, en réalisant un audit préalable (bulletins, contrats, factures, attestations, etc.).
- Définir un plan d’archivage (par année, client, dossier RH) pour éviter le désordre numérique dès le départ.
- Sensibiliser et accompagner les collaborateurs à l’utilisation de la plateforme, notamment lors des premières connexions ou lors de chargements de lots importants.
- Vérifier le respect des modalités légales et la cohérence des accès attribués à chaque utilisateur final.
Certaines sociétés, pressées par les échéances fiscales, omettent de classer en amont leurs fichiers, ce qui génère une perte de temps notable lors du rapatriement des archives anciennes. À ce titre, recourir à une migration fractionnée (par lot de documents ou catégories) limite largement les erreurs. Un service client disponible est également un atout lors de la phase de démarrage (questions sur l’importation, droits d’accès, etc.).
Les erreurs qu’on rencontre souvent
Une des dérives fréquemment constatées consiste à vouloir tout digitaliser d’un seul coup, sans distinction. Cela se traduit rapidement par des doublons, une surcharge d’informations inutiles et, plus grave, des difficultés à retrouver les justificatifs importants. Le meilleur réflexe consiste à procéder, d’abord, à un tri soigné, à catégoriser puis à planifier le transfert. La patience, dans ce cas, permet d’économiser des heures perdues plus tard à corriger les erreurs initiales. D’autre part, ne pas impliquer les utilisateurs finaux dès le début du projet risque de provoquer des blocages ou un faible taux d’adoption.
L’exemple d’une PME utilisant MyArkevia
Dans le secteur des services, une PME, basée à Lyon et comptant 15 employés, a récemment migré l’ensemble de ses archives vers MyArkevia. L’objectif : centraliser les bulletins de paie de manière efficace et accessible. En pratique, chaque salarié a reçu ses identifiants et a pu récupérer ses documents en quelques clics via son espace personnel, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile. Rapidement, la réactivité administrative de l’entreprise s’est accrue : plus besoin d’aller solliciter le service RH pour un ancien document. Un responsable précise :
« Nous avons divisé par deux le temps consacré au classement et à la réponse aux demandes internes. Les alertes sur la durée légale de conservation nous rappellent les échéances à ne pas oublier. » Un exemple révélateur du gain de temps et de la simplification obtenue, souvent cité lors de projets similaires.
- Quels formats de fichiers sont pris en charge ? L’outil prend en charge la majorité des formats courants, dont PDF, JPG et DOCX, selon le forfait souscrit.
- Quelles garanties pour la conformité RGPD ? La plateforme suit strictement la réglementation en vigueur, tant pour les droits d’accès que pour l’effacement ou la portabilité des données.
- Ce service est-il adapté à des petits volumes de documents ? Il convient aussi bien aux PME qu’aux indépendants ou particuliers avec peu de fichiers à archiver.
- Est-il possible d’assigner des droits différenciés selon les utilisateurs ? Oui, chaque utilisateur a des autorisations paramétrables afin de limiter ou d’étendre l’accès à certaines portions du coffre-fort.
- La migration demande-t-elle une coupure d’activité ? Non, le basculement se fait par étapes, sans interruption de l’activité courante.
Quelques astuces pour exploiter tout le potentiel de MyArkevia
Pour bénéficier pleinement de la plateforme, il convient de ne pas se contenter du simple stockage. L’organisation des dossiers thématiques, la mise en place des rappels pour les échéances réglementaires et l’utilisation du moteur de recherche interne figurent parmi les solutions permettant de gagner en rapidité. Astuce supplémentaire : partager temporairement l’accès à certains coffres avec des partenaires de confiance (experts-comptables, avocats) lors de contrôles administratifs pour fluidifier les échanges. Il est également recommandé de surveiller régulièrement l’espace disponible et de procéder à des audits internes sur la qualité de l’archivage.
- Ségréguez bien vos fichiers (par projet, par année, par type de document).
- Pensez à configurer dès le début des règles de nommage homogènes.
- Profitez de la traçabilité pour vérifier qui ouvre ou partage des documents sensibles.
- Planifiez des rappels automatiques pour rester conforme aux obligations de conservation.
Autre conseil issu de l’expérience : effectuer régulièrement des sauvegardes complémentaires sur support externe afin d’assurer une redondance en cas d’incident majeur, même si le risque est limité avec une solution soignée comme MyArkevia.
Sources :
- myarkevia.fr
- cnil.fr
- digiposte.fr